De overstap van Koploper naar iTrain: Waar moet je op letten?
Je zit met Koploper, maar het voelt alsof je tegen de muren oploopt. Misschien is het te traag geworden, of mis je functies die je inmiddels hard nodig hebt.
De overstap naar iTrain is dan een logische volgende stap, maar het kan als een berg werk voelen. Geen paniek. Het is goed te doen, als je het maar slim aanpakt. Ik leg je precies uit hoe je dat doet, zonder dat je halverwege de moed verliest.
Wat je nodig hebt voordat je begint
Eerst even de basis op orde. Zonder deze dingen wordt het een frustrerende klus. Het is niet ingewikkeld, maar je moet het wel even geregeld hebben.
- Een werkende internetverbinding. Klinkt logisch, maar je zult verbaasd zijn hoe vaak dit wordt vergeten.
- Je huidige Koploper-administratie. Zorg dat je back-ups hebt van je klantgegevens, projecten en facturen. Exporteer alles naar CSV- of Excel-bestanden.
- Een iTrain-account. Meld je aan op hun website. Kies direct het juiste abonnement. De 'Professional' versie (€49 per maand) is voor de meeste MKB-bedrijven de beste keuze.
- Ongeveer 2 uur ononderbroken tijd. Plan dit niet in op een drukke maandagochtend. Neem er de tijd voor.
Stap 1: Je data uit Koploper halen
Dit is de belangrijkste stap. Alles wat je nu exporteert, hoef je later niet handmatig over te typen. Koploper is hier helaas niet altijd even duidelijk in.
- Log in op je Koploper-dashboard.
- Ga naar 'Instellingen' en dan 'Exporteren'. Je vindt dit vaak onderaan in het menu.
- Selecteer alle categorieën: klanten, leveranciers, projecten, facturen en artikelen.
- Kies voor het formaat 'CSV (komma-gescheiden)'. Dit is het meest universele formaat.
- Klik op 'Export starten' en sla de bestanden op in een nieuwe map op je bureaublad. Noem die map bijvoorbeeld 'Koploper export [datum]'.
Veelgemaakte fout: Alleen de klantenlijst exporteren. Je hebt ook je historische facturen nodig voor de boekhouding.
Neem dus echt alles mee. Tijdsindicatie: 15-30 minuten, afhankelijk van de hoeveelheid data.
Stap 2: iTrain voorbereiden op de import
Nu gaan we het nieuwe huis inrichten voordat we de verhuiswagen laten komen.
- Log in op je nieuwe iTrain-account.
- Ga naar 'Beheer' en dan 'Importeren'. Je ziet hier verschillende opties.
- Klik op 'Voorbereiden' bij de optie 'CSV-import'. iTrain laat je nu een 'template' downloaden.
- Open dit template-bestand. Het is een lege Excel-sheet met de juiste kolomkoppen die iTrain verwacht, zoals 'Klantnaam', 'Adres', 'BTW-nummer'.
- Vergelijk dit template met jouw geëxporteerde bestanden uit Stap 1. De kolomnamen zullen anders zijn. Dit is normaal.
Dit voorkomt een enorme bende achteraf. Belangrijk: Download en bewaar dit template-bestand. Je hebt het zo meteen nodig.
Stap 3: De data omvormen en importeren
Dit is het puzzelwerk. Je moet je oude data in de nieuwe vorm gieten.
- Open zowel je oude Koploper-export als het iTrain-template naast elkaar.
- Kopieer de kolom 'Bedrijfsnaam' uit je oude bestand en plak die onder de kolom 'Klantnaam' in het template. Doe dit voor alle velden: adres bij adres, e-mail bij e-mail.
- Sla het gevulde template op als CSV-bestand. Gebruik 'Opslaan als' en kies 'CSV (UTF-8)'.
- Ga terug naar iTrain, naar het import-scherm. Klik op 'Bestand kiezen' en selecteer je zojuist opgeslagen CSV.
- iTrain laat nu een voorbeeld zien. Controleer of de eerste 5 regels kloppen. Staat de naam op de juiste plek? Klopt het adres?
- Klik op 'Import starten'. Dit kan enkele minuten duren.
Het klinkt technisch, maar het is vooral een kwestie van kopieer- en plakwerk. Veelgemaakte fout: Het verkeerde scheidingsteken kiezen. Staat in jouw export een puntkomma (;) in plaats van een komma (,)?
Dan ziet iTrain één lange regel. Volg onze handleiding voor het importeren van baanplannen en kijk in Stap 1 goed naar het formaat.
Tijdsindicatie: 45-60 minuten. Heb je hulp nodig bij de blokbeveiliging instellen in iTrain voor je baanplan?
Stap 4: Alles controleren en de puntjes op de i
Je data staat in iTrain. Nog niet klaar! Nu moet je checken of alles klopt.
- Open in iTrain je klantenlijst. Scroll willekeurig naar 5-10 klanten. Klopt het adres? Is het e-mailadres correct?
- Controleer je artikellijst of dienstenoverzicht. Zijn de prijzen goed meegekomen?
- Maak een testfactuur aan voor een denkbeeldige klant. Doorloop het hele proces. Krijg je de juiste BTW-percentages? Wordt het factuurnummer goed opgebouwd?
- Ga naar 'Rapporten' en draai een simpel overzicht, zoals 'Omzet per maand'. Klopt het met wat je in Koploper zag?
Dit is het moment om fouten te vinden. Pro tip: Laat een collega ook even kijken. Een frse blik ziet sneller iets over het hoofd dan jij, die er al uren in zit.
Stap 5: De laatste dingen afronden
Nu de basis staat, kun je iTrain echt gaan inrichten zoals jij het wilt.
- E-mailtemplates aanpassen. Zet je logo in de factuur- en offertemails. Pas de tekst aan naar jouw huisstijl.
- Koppelingen leggen. iTrain kan koppelen met je bank (voor automatische betalingsherkenning) en met boekhoudprogramma's zoals SnelStart of Exact Online. Dit bespaart je later handmatig werk.
- Je team uitnodigen. Voeg gebruikers toe en geef ze de juiste rechten. Wie mag facturen maken? Wie mag alleen uren registreren?
Je migratie-checklist
Print dit lijstje af en vink aan. Vergeet ook niet om virtuele bezetmelders in te stellen, zodat je zeker weet dat je niets vergeet.
Voor de overstap: Tijdens de overstap: Na de overstap: Je zult zien: na een week werken in iTrain vraag je je af waarom je het niet eerder hebt gedaan. De eerste dag is even zoeken, maar daarna loopt het als een trein. Letterlijk.
- [ ] Back-up van alle Koploper-data gemaakt
- [ ] iTrain-account aangemaakt en abonnement gekozen
- [ ] Alle categorieën uit Koploper geëxporteerd
- [ ] iTrain-template gedownload en ingevuld